こんにちは。
アラフィフ主婦のとらこです。
今年も後２ヶ月、年末のことが頭をよぎるようになりました。
我が家は自営業なので、年末と言えば確定申告に備えての準備がぼちぼち始まります。
サラリーマン家庭の方は会社で年末調整をしてもらえますが、医療費控除などは各家庭で申告する方もいらっしゃると思います。
年末調整や確定申告に必要な書類の管理、どうしてますか？
ただでさえせわしない空気感のある年末に、書類のことでバタバタしたくないよね。
我が家は自営業で夫は『個人事業主』。
従業員もいない規模、確定申告は青色申告でやってます。
この記事では自営業の我が家の普段からしている領収証の管理の仕方を紹介します。
事業用の領収証の管理は長年お世話になっている税理士さんに教えて頂いた方法です。
個人事業主だけど、そこまで几帳面では無く、どちらかと言えばズボラなんだけど、帳簿付けを１年分まとめてやるほどのバイタリティを持ち合わせていない私のような人には ひょっとしたら参考になるかもって記事です。
領収証の管理にはレターケースが便利
レターケースの引き出しにラベルを付ける
まず用意したいのはレターケースです。
学校の職員室やオフィスなどで誰もが一度は目にしたことがあると思います。
A４用紙が入るサイズが一般的で使いやすいです。
各引き出しに名前スペースがあります。
我が家では上から順に、
- 家計
- 事業
- 医療費
とラベル付けしてます。
買い物をしたらレシート・領収証を家計のケースへ入れる
食費でも何でも買い物をした時は、少額でも必ずレシートか領収証をもらいます。
自販機での買い物や領収証のもらえない出費の時は出金伝票に記入するか、メモを残します。
この出金伝票やメモも他のレシート・領収証と同様に扱います。
もらったレシート・領収証類はまずレターケースの家計の引き出しへ投入。
この時、表面を下にして上に新しいものを重ねていくと日付順になります。
家計簿をつけてから事業用の経費扱いを選別する。
家計の管理も私の仕事なので、家計簿をつけています。
と言っても簡単なもので、月末にその月の食費とその他の出費をまとめる程度のつけ方です。
家計簿つけは１～２週間に一度くらいの頻度です。
家計簿に使った金額を書き込みながら、レシート・領収証を家計からの出費と事業用の出費で分けます。
事業用の出費分は領収証の余白か裏側に『何を買ったか』、外食なら『何人でしたか、誰としたか』などメモしておきます。
内緒ですが、私が食べたおやつでも事業用の経費として使えそうなものは事業用の方へ入ることも。
事業用の経費として分別されたレシート・領収証はレターケースの事業用の引き出しに入れます。
家計簿をつけた後の家計分のレシート類は、現金払いの分はその場で捨てます。
クレジットカード払いのレシート類は 念のためカード明細と照らし合わせてから捨てます。
医療費の領収証は確定申告のためにとっておく
１年間の家族全員の医療費の合計額が10万円を超す（※）家庭は医療費控除が受けられるので、医療費控除の対象になる医療費の領収証は1年分を年末まで保管しておきます。
（※又は、その年の総所得金額等が200万円未満の場合は医療費が総所得金額等の5％を超えると適用できる）
家計簿をつけた後、医療費の領収証はレターケースの医療費の引き出しへ入れておきます。
年末か翌年1月になったら1年分をまとめて集計。
集計方法は 個人ごとに分け、さらに病院ごとに合計金額を出します。
出した合計金額を全部足して1年間分の合計金額も計算しておきます。
これとは違う集計方法でも良いようですが、これが一番わかりやすいと思います。
集計表をメモ用紙に書いて残しておくと確定申告時に約立ちます。
医療費控除を受ける場合、申告に使用した領収証類は5年間の保管義務があるので1年分をまとめて封筒などに入れて保管。
5年経ったら捨てても大丈夫です。
毎年10月頃から届き始める各保険会社からの『保険料控除証明書』も医療費の引き出しに入れておきます。
同じ時期に必要になってくるので一緒に入れておくと迷子防止策に。
事業用の経費分のレシート・領収証の管理
帳簿付け作業は会計ソフトを活用。
我が家の事業の会計は会計ソフトを使用。
節税になる青色申告を選択しているので帳簿付けが必要です。
数学が苦手で簿記のできない私でも会計ソフトがあれば経理ができてしまうのでソフト様様です。
やよいの青色申告 オンライン会計ソフトへの入力作業は量にもよりますが、最低でも1ヶ月に1度はやるようにしてます。
あまり間を開けてしまうと、数字が合わない場合にさかのぼって確認する作業が大変になるからです。
家計簿をつけた時に分けておいた領収証は すでに日付け順になっているので、日の若いものから順に入力。
入力後も日付け順を崩さないよう重ねておきます。
会計ソフトに入力済みのレシート・領収証はスクラップブックに貼り付ける。
事業用の帳簿類は7年保管義務があります。
領収証類はバラバラのままとっておくと紛失の心配があるので、スクラップブックにのりで貼り付けて保管します。
貼り付ける時は裏面の上部にのりを付け、下から順に日付け順に貼ります。
領収証の下の方がその下の領収証に重なっても、めくって内容が確認できれば大丈夫。
貼る時に少し間隔をあけておくと、後から出てきた領収証を間に挟み込んで貼れます。
（後からけっこう出てくるんです。）
現金払い、振込みしたもの、領収証と呼ばれる書類は全部まとめて日付け順に貼っていきます。
月が変わったら新しいページの下からスタートです。
我が家ではスクラップブックはA4サイズ1冊で1年分の領収証類をファイルしてます。
日付け順に貼っておくのには理由があります。
後から探す必要がある時に、何月ごろとかあの頃など大まかな時系列での記憶が一番探しやすいからです。
これはお世話になっている税理士さんに教えてもらいました。
何のためにとっておくのかと言うと、税務調査が入った時に、何のための出費なのか理由をはっきり示せる証拠になるようにって教えてもらったよ。
領収証の分類に便利なのはレターケース（家計・事業用・医療費の3つに分類）
家計のレシート・領収証：家計簿をつけた後に捨てる。
医療費の領収証：確定申告で医療費控除を受ける場合は1年分を集計後、5年間保管
事業用の領収証：会計ソフトに入力後スクラップブックに貼り付け、7年間保管
